90年代末期开始，随着市场环境的变化和协同管理(Collaboration)的兴起,企业间更多的强调跨地域、跨部门之间的协同.而进入21世纪随着互联网的普及,通讯技术的进步,协同软件的发展进入了其黄金时代。
    2005年是协同火热的一年,媒体、厂家、企业对于协同管理报以莫大的期望，34.45% 的复合增长率，以及市场总规模将超过ERP的预期，使得业界对协同软件的关注度高于以往任何一款新型管理软件的出现。
    仿佛一夜之间，蹦出数百家协同管理软件厂商，做OA、知识管理的、即时通讯的以及部分ERP、进销存软件的纷纷改头换面，树起协同的大旗。
    更有敢言者称2006年协同软件将超越ERP软件的市场总规模。诚然如果把以上所列述的产品均划入协同之列，协同那真的是在中国普及了。
    然而现实告诉我们，一类管理软件的普及莫不经历一个长期的过程，才能普及。财务软件如是，ERP如是。
    2006年的现实告诉我们,尽管协同管理软件的应用确实已经开始在一些企业内部署，但实际上协同应用并没有像软件厂商和媒体所期待的那样，成为应用热门。企业信息化的开展越来越归于理智化，企业需要的是真正能够解决问题的产品，协同也好，OA也罢，能抓到老鼠的猫就是好猫。

那么我们来看一下协同管理软件的由来吧。
    第一代OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实现了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下，无法很好的支持远程办公和移动办公。

第二代OA是从90年代中期开始，随着互联网(Internet)的兴起与发展而产生的。以Internet为基础，第二代OA实现了B/S架构，并很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。同时，OA系统也加入了更多的功能，如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等，但从本质上来说第二代OA依然以公文和档案管理为核心内容。

直到90年代末期第三代OA出现了，更多的强调跨地域、跨部门之间的协作，OA中也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等。但此时的OA还是没有完全突破传统OA的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的；更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。
    但是这些起源于政府的公文和档案管理的第三代OA也一直很难摆脱最初的定义模式，除了将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，有些产品为了使产品适用性更广,甚至加入了如HR、CRM、财务之类并不成熟的功能。但因为不够专业，只是增大的产品的应用难度，并不能取得很好的应用效果。
    所以从根本上来说，第三代OA只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的"协同"还有相当的距离。无法从根本上解决目前企业存在实际问题。

那么协同软件究境将走向何方呢，笔者近日业内专家与企业进行了多次交流得出了以下结论。
     一、平台化的协同软件是主要趋势 
     目前的协同软件存在着个性化和产品化的矛盾，用户希望有尽可能多的办公管理模块，希望系统尽可能符合个性化需求。但又希望采用成熟产品，使系统早日上线，降低项目投资风险。个性化和产品化矛盾带来的很多问题。比如项目总是不断地在开发，无法进行应用，同时也为软件的升级及后续服务带来大量的问题。
    但从ERP等各种管理软件的发展来看，个性化与产品化是一对即矛盾又不可分割的结合体，用户希望成熟的产品给他们带来凝聚众多企业信息化的经验与方法论以及新的管理思想，而又能保持个性化的体现企业优秀管理实践经验与流程。
    所以协同软件应该提供各种自定义工具，能够让用户自己根据需要搭建应用功能，调整系统细节，如：自定义流程、门户、菜单、数据库等。有了基础架构平台，个性化和产品化的矛盾也就迎刃而解！ 

二、集成化的产品是协同的重点
     中国信息化发展历程决定了信息系统的多样性，企业拥有了OA、HR、CRM、ERP等多种信息化系统，就像家庭电器的发展给我们带来了各种各样的电器设备，包括电视、DVD、音响，看个碟子最起码要3个遥控器，而我们企业的信息化系统比这个情况还要严重，很多单位都有不下近10套系统，多套用户名密码。
    于是就出现了信息孤岛、数据孤岛、功能孤岛；以及用户管理、用户认证功能重复开发、数不清的账号和密码等各种各样的问题。使信息系统的使用难度越来越大，企业管理者很难从信息化系统中得益。
    基于这些原因，用户们提出了系统和系统之间的整合，单点登录、门户整合、数据整合、流程整合、与互联网资源整合，RSS、人与系统的整合、人与人的整合的要求。
所以协同软件要体现其真正的协同的特性，做为企业级的协同管理工具需要具有实现集成的能力。

三、人性化的系统是协同软件的特点
    协同软件面对用户群是五花八门的，计算机水平参差不起，工作分工各不相同，用同一个界面无法满足需求，用户在协同管理系统中逗留的时间最长，作为虚拟的工作环境，对人性化提出了更高的要求，不仅仅通过计算机访问，还希望通过手机、PDA访问。使系统更人性化，不是人去找信息，而是信息找人，实现信息智能推送机制，让信息围着人转，包括将信息推送到各种移动设备，实现人和系统的整合。

人性化的系统的应具备以下的特征：
更个性化，不同的人因为工作分工不同而拥有不同的界面，不同的人看到不同的信息、菜单、功能。使企业应用人员长时间的使用也不会疲倦，感觉工作是乐趣，而不是压力。更方便，方便才会有效率，通过信息关联、智能身份识别、界面智能配置，让用户感受到：他想要的东西就在手边。

四、互联网化是应用的能量之源
    互联网是一个巨大的信息和知识宝库，互联网上运行着大量的各种应用系统，包括各种网站、电子商务、社区、软件…。企业在互联网这块新大陆上也建立了各种领地：网站、电子商务…，它们是孤岛吗？当然不是，互联网已经成为一个巨大的系统，这个系统本身就具有极强的整合性。如果协同软件能将这个系统合理整合，那么将迸发出巨大的能量！互联网给我们带来的还不仅仅是资源，更深层次的意义应该是操作体验和理念。所有笔者认为互联网化是协同软件的能量之源，依托于互联网的协同软件才是最符合信息化发展的产品。

五、可用性是应用的基础
    据笔者了解，现在很多大型企业存在上了系统后出现这样几幅现实的场景：为什么刚开始很满意，真正用起来却发现用户数一多，服务器就菪机；每天一上班，系统奇慢无比；IT部门承担莫名压力，领导无法理解，供应商无能为力，挨批…郁闷…。

那么协同软件和其他管理软件的不同之处是什么呢？
一、用户数大！--协同办公是应用面最广的管理软件，从一把手到普通员工，整个企业都要用，这就带来了性能问题。

二、传输文件大！--公文、文档、邮件、媒体，大量的大文件作为附件上传下载，占用大量的网络带宽和服务器资源。
    所以企业需要的是支撑大用户数、超大用户数；系统可以随着用户数增加平滑扩展；复杂管理架构需要复杂权限模型支撑；传统的三维权限模型：组织、权限、角色已无法满足发展的要求。
    那怎么办？笔者在与北京万户网络的协同软件产品经理徐海棠的交流中，他指出：使用四维权限模型可以很好地解决这个问题，通过在组织、权限、角色之外设立数据范围，针对每个权限设定数据范围,可以很方便地将某一用户所具有的某一功能权限限定在一特定的数据范围内，使之适应大型企业中的同样的职能但分工范围不同的管理要求，在系统中多个相关单位一起使用时数据既相对独立又需要共享就变得轻而易举了。

六、易用性是应用的关键
    用户们要的是各种工具应用都很简单，没有技术门槛；管理功能周到细致，关注细节，使用户不论是计算机水平高低都能轻松使用的产品。
    笔者认为能够使员工、合作伙伴、供应商和客户（对政府部门来说就是下属单位、相关单位、企业、市民）都能在任何时间、任何地点、跨越时空，通过任何设备访问他们能访问的信息和应用。例如，可以通过浏览器，可以通过手机，可以通过电话，也可以通过其它个人移动数据设备来访问系统，随时交换信息，处理事务，精确严密地进行沟通。
    在这个平台上通过工作流管理能够将所有这些人与人之间协作的流程规范起来、记录下来，保证它们的透明度、规范度、精确度，同时又具有足够的灵活性，可以随着内外环境结构变化而调整设置，这样的产品才是真正能够符合企业实际需求的好产品。
    纵览市场中常见的协同软件产品为样本来分析，符合这一趋势的产品如侧重于即时消息管理的点击科技，侧重于平台化、互联网化的万户网络的ezOFFICE协同管理平台，已走在了市场的前列。