您现在的位置:盾安集团自2005年做协同办公产品的选型，在2006年4月实施成功，至今经过半年多的运行，已经基本为企业达到预计的目标。协同办公经过这么多年的发展，已经比较成熟，在信息化建设中，也属于最基本的应用，按说没多少道理好讲，但事实却并非如此，众多企业有实施成功率仍然偏低，因此做此文，希望从一个平实的角度来共享一些信息化建设方面的体验，这也符合盾安人“认真做事、踏实做人”的行为准则。
纵观中国的信息化建设，可以说充满了浮躁的心态，动辄就要最先进的技术、动辄巨额的资金投入，特别是都想弄个华丽的外表。我认为这并不务实，特别是不赞成定个高企的信息化建设目标，既然我们的企业都起步比较晚，我们的生产技术、管理水平可能都比国外的企业至少落后二三十年，但为什么我们的信息化建设就要走到前面呢？要采取最新的技术呢？要采用最新的理念呢？
一、集团概况
中国·盾安控股集团 创建于1987年，靠900元起家，现已发展成为一家以制冷产业为主体，人工环境设备（中央空调）、精密制造业（制冷配件）、民用阀门、特种化工（民爆器材）、房产开发、食品加工等产业并行发展，集科、工、贸于一体的现代无区域企业集团，是中国“500强” 民营企业、浙江省“百强企业”、浙江省首批“诚信示范企业“和“经营管理示范单位”。
集团下设浙江盾安精工集团有限公司、浙江盾安人工环境设备股份有限公司、安徽盾安化工集团有限公司、浙江盾安房地产开发有限公司、浙江盾安华强机械（盾安阀门）有限公司、杭州姚生记食品有限公司等数十家骨干企业。
盾安在2006年继续取得骄人成绩，在8月8日，《福布斯》首发的“中国顶尖企业”排行榜，盾安控股集团名列第71位。在国家统计局9月20日发布的“2006年度中国大企业集团竞争力500强”，盾安控股集团位列第55位。其总裁姚新义当选为2006年度中国管理100人。
二、需求、选型
集团规模的迅速扩展给管理带来了巨大挑战，带来了信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题，导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增长，而效率却无相应增长等情况。为了求得更快的发展和加入WTO后的竞争优势，保持良好的发展势头，集团在企业信息化建设方面进行了不懈的探索，为根本解决上述问题，启动协同办公系统建设，成为集团深化管理的一大重要举措。
但是盾安集团的协同办公系统选型却开展的异常艰难，盾安集团横跨六个产业，下设产业集团、二级子公司、三级子公司，其组织结构复杂，总员工数在一万名以上。特别是，这些公司计算机应用水平差异巨大，有些公司已经实施了办公自动化系统，也有些公司实施了象ERP这样的大型系统，而大部分公司仍停留在纸上办公的阶段。复杂的环境、庞大的用户量导致了对功能需求、选型原则、集中式建设还是分布式建设等产生了争论，最终的选型工作通过两个阶段完成：
1、功能需求定型
盾安最终的功能需求并没有将目标放在功能多、功能全，而是着眼于功能灵活、设计精、质量优化。
2、产品架构定型
最终产品架构定于集中式实施，但以集群实施来满足用户数多的需求，在选型中，特别强调了选择的产品能够适应大规模运行的要求，要求系统能够支持2000人甚至更多的人使用。并且产品要有极大的平台性、灵活性、可扩展性，能够适应集团发展规模不断扩大、功能不断提高的要求。
纵观整个过程，盾安协同办公系统经过严谨、严格的选型，先后有二十多家厂商参与竞争，包括象用友、金碟、金和、泛微、万户等知名厂商，整个选型过程经历近半年的时间，先后举办了三次产品选型会和一次集团高管会议，集团总裁、董事局主要领导、集团信息化专业人员、集团企管（人力资源）系统高层领导均参与了选型过程。可以说，这种严格的选型工作，对项目的成功起到了至关重要的作用。最终在2005年12月，集团通过内部招标择优向万户网络技术有限公司购买了由其自主开发的平台化协同管理软件——万户ezOFFICE协同管理平台。
三、产品实施
首先应该说的是，我们在产品选型中就在讨论产品如何实施，在合同中就有附件《协同办公产品实施计划》，我们的理念是，做好一切准备，实施中仅解决突发的问题，而不是解决没有想好的问题。除此外，下面的几个细节，也是我认为重要的：
1、项目组
OA系统涉及面很大，要改变传统的办公模式，单靠技术人员闭门造车是不行的。公司专门成立了由集团人力资源总监、集团企划部部长、各子公司企管部门负责人、专业技术人员在内的盾安OA项目组，负责整个系统的实施。同时为了便于迅速解决问题，成立了集团人力资源总监、集团企划部部长、集团公司网络中心、集团公司企管部骨干人员组成的盾安OA领导小组，用于日常事务的处理。
盾安OA领导小组在每周四下午举行例会，对本周的工作做出检查并对下周的工作做出安排。
从实际效果看，项目组即包括了各职责人员、明确了职责，又能够迅速解决日常事务，将“一把手工程”落实到具体工作中，得到了较好的效果。
2、技术上以厂商为主、管理上以盾安为主的原则
项目实施初期，盾安与万户曾经产生以谁为主的争议，这主要因为盾安集团网络中心本身具有较虽的技术实力，同时盾安管理的复杂性，万户公司实施人员也难以把握。经过双方充分沟通，最终确认技术上以厂商为主、管理上以盾安为主的原则。
这个原则对实施工作起到了重要的作用，也反映了我们对信息化建设双方合作的基本认识：不以甲方态度自居，不对乙方提苛刻的要求。我们认为：那种认为付了钱，乙方就会把所有事情搞定的想法是错误的，也是导致信息化项目建设失败的一个重要原因。
四、员工培训
同产品实施一样，基于盾安情况的复杂性，双方对于如何进行员工培训，也在选型中进行了广泛讨论并达成共识，并在合同中以附件《协同办公产品员工培训计划》予以明确。
基于实际情况，盾安的员工培训是分三级完成的：
1、盾安OA系统管理员培训
组织项目小组成员六人参加并通过了万户公司每周一期的系统管理员培训课程，系统掌握办公自动化理论知识，达到能结合单位内需求现状及OA系统功能特点进行规划、构建和实施；能开展日常的系统监控、调试、维护、调整和管理工作；能组织后续的应用人员操作培训；能完成简单的二次开发工作等目标。
2、盾安OA公司级管理员培训
公司级管理员是指各子公司企管/人力资源负责人或其指定的人员，其培训目标是让其能够在接受系统、全面的培训的同时获得对于重点、难点、疑点的针对性辅导，并且分角色的培训方法将会为每个部门的综合办公系统联络员提供更详细的培训，确保在系统正式使用之前，普通用户可以通过“部门管理员员一系统管理员一专业技术支持人员”的顺序寻求帮助和指导，提高问题的解决效率。
3、盾安OA普通员工培训
该培训是由公司级管理员完成，在各公司内完成。
五、管理制度
这是我们做的一个重要工作，我们认为协同办公系统不仅仅是个工具，而更应该是个管理平台，如何规范、高效、有效地利用这个平台，达到提高效率、提升管理水平，是区分系统使用好坏的重要指标。
作为指导员工使用OA的规定，乙方会提供我们使用帮助，但乙方的使用帮助往往是流水账式的，仅是对功能的描述，对于如何管理，却是难以界定。比如，发一份通知，如何发是一会事，但有那么管理规定、如何发红头文件、如何审批却是更重要的，因此我们对甲方提供的系统使用手册进行了重新编写，最终形成了如下三个管理规定：
1、盾安OA使用管理规定
仅含管理规定，对OA的使用规范做了总的规定。
2、盾安OA员工使用手册
含使用帮助和一些具体功能的管理规定，对系统的使用及最主要的功能做了说明。特别是对盾安OA中模块、子栏目、子功能做了具体的使用规定。
3、盾安OA员工工作流程使用手册
对系统的工作流程中的每个流程做具体的使用说明、使用规定等。
这些管理制度，制定了系统建设标准及规范，建立OA系统所必须依据的统一技术规范、指标体系、过程协调机制、运行管理制度等，确保系统成功构建和应用。在系统建设后期，逐步制定了相关的系统建设和管理制度，制定了具体的意见收集、问题上报、需求调整、系统优化及改善计划的上报及反馈制度，进一步明确和规范了系统应用管理方法。
六、一些成绩
办公自动化给集团办公带来了巨大的变化，在这个变化过程中，盾安OA正确的目标定位和产品选择，以及领导重视和各部门积极配合等因素，都是系统建设过程能顺利进行的基础，是确保办公自动化系统能够投入应用并产生效益的前提。经双方的共同努力和合作，集团办公自动化系统成为万户软件的又一成功应用案例，本文尝试从以下几个角度展开分析，进行总结。
先进信息技术与业务管理的统一
全集团现有使用OA在职员工1682人，分布于全国各地。在建设OA系统前，各单位已拥有比较完善的网络资源，实现了网络互联互通，总公司内部用百兆局域网，拥有10M光纤，其它公司用ADSL或光纤与盾安集团总部实现连接。配置专用企业级应用服务器，确保OA系统的高效稳定运行。
一个统一的通讯平台。建立盾安集团内部统一的电子邮件系统，使内部通讯与信息交流快捷流畅，并且可实现与Internet邮件互通。
一个共享的信息发布平台。为信息发布、交流、收集及管理提供一个有效的场所，使各种信息能及时在盾安集团内得以传播、共享和利用，使其成为盾安集团对外宣传、内部经验交流、综合信息服务的窗口。
一个高效的协同工作平台。实现盾安集团内部无纸化办公和各项工作、日常事务的高度自动化管理，将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，提高工作的监控、管理和辅助决策能力。变革盾安集团传统纸质公文办公电子化流转审批方式；变革传统的日常办公方式，跨越办公地点和时间的限制，有效降低办公费用、劳动强度和出错率。
一个知识管理平台。实现日常文字、数据、信息处理与传递的自动化；实现盾安集团内各部门间信息的网络化管理，充分利用盾安集团已拥有的各种信息资源、专家技能，改进盾安集团整体的创新能力、快速响应能力、提高工作效率和员工的技能素质。
一个含盖日常行政事务管理的平台。提供可扩展的各种业务辅助办公模块，增强办公自动化应用和管理范围。
一个实现远程办公、移动办公的平台。实现盾安集团各公司间信息的顺畅传递。
系统功能扩展与升级
在建设系统的过程中，我们发现目前办公系统已经不再是简单的将办公流程电子化，而是逐步渗入内部管理的发展变革过程中，更加贴近管理变革过程中各阶段的实际需求。办公自动化已经演变为以知识管理、资源管理、流程管理、电子协作等为主要核心内容的企业综合办公信息系统。万户ezOFFICE协同管理平台以其先进的技术架构和技术特点灵活应对盾安集团不断变化和完善中的需求调整，充分体现了其可规划、可定制、可管理、可扩展等特性。目前，盾安集团的日常事务处理和办公过程已全部计算机化，每天都有近10000多条新信息产生或传递中，已成为盾安集团不可或缺的办公平台，发挥着重要的作用。
新系统最大特点是面向Intranet应用，完全支持Internet标准，提供B/S和C/S两种运行模式，减少了客户端维护量，用户操作更简单更智能。同时，该系统进行了内核结构的全面优化升级，开放性和扩展性强，具有更灵活的自由定制和二次开发空间。该系统继承了万户软件一贯坚持的通用性、实用性、稳定性、安全性和扩展性等优点，在应用需求、模块功能、架构体系、维护管理等方面更为合理、科学，布署更快捷，针对盾安集团内部多数用户的使用调查报告显示，新系统受到使用者的普遍认同和欢迎。
办公自动化引领盾安集团进入协同办公新境界
从系统实现内容上看，在日常办公、工作管理等各个方面，盾安集团均实现了信息化管理，有效地整合了内部资源，提升整体效率，形成内部统一的综合信息平台。
从系统运作效率上看，信息发布与获取更实时；文件传送更快捷，维护更方便；工作更有序规范，过程更透明，管理更科学，可视性、可监控性更高；减少了中间环节，优化了业务流程，强调过程控制和协调能力的改进，增强整体协同能力。
从员工满意程度上看，系统功能实用、易于掌握，界面友好，具很好的亲和力；同时，盾安集团员工更明确自己的工作职责和内容，比以往能更及时获取信息支持；提升了员工掌握先进信息技术的热情，调动了积极性，激发参与意识；减少了出错率，降低工作难度和强度，避免无效劳动和重复劳动，提高了员工的专业素质。
从系统投资回报上看，实施周期短，见效快，实现了无纸化办公，节省了办公费用，提高整体工作效率，促进管理进步，增强了整体的快速反应能力，信息化建设和应用水平有了新飞跃。新技术的应用还带了不可预期的各种长期隐性效益，也提供了未来进一步整体能力提升和效益增长的支柱。
从知识管理水平上看，成功打造具盾安集团特色的第三代知识管理型办公自动化系统，形成盾安集团知识门户，改善盾安集团对外形象，树立竞争新优势。
七、一些数据的统计
系统自2006年4月初大规模投入使用，截止2006年12月份。当前用户数：1862。系统最高在线人数为：390，平均在线人数约为：310人。
1、打开一个普通页面速度约为3秒，可以满足要求。
2、发送内部邮件50余万封（含附件32余万件，约90G容量）
3、发布知识与信息5000多条，浏览人次约：42万。
4、通过RTX即时沟通信息300余万条，传输文件30万余个。
5、共设计流程532个，已经执行的流程记录为：2万余个。
从这些数字可以看出，随着使用人员的不断增多，使用频率的不断增大，使用OA系统单单每年节省的纸质、沟通方面的成本估计就在百万元以上。
