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媒体报道

【IT时代网】江西新余:用万户OA打造三级协同办公机制
发布时间:2013/9/25
    江西省新余市借助万户OA办公系统打造的数字化综合办公平台,不仅助力党政机关实现了无纸化办公,还形成了市、县(区)、乡镇(街道办)的三级协同机制,进一步规范了管理,提高了办公效率,加强了各部门之间的沟通和协作,有效建设党政机关高效办公环境。

    创建最优政务环境

    谈到新余市数字化综合办公平台的建设,不能不提到新余市委书记刘捷。2012年,刘捷担任新余市人民政府市长,他将提高政府工作效率、建设廉洁政府提到了非常重要的位置。据悉,在此之前刘捷曾担任湖南省商务厅厅长等职位,思想观念非常先进,乐于采纳新的技术推动工作。

    在刘捷的强力推动下,新余市相关部门积极探讨数字化综合办公平台的建设,旨在通过对接各部门业务信息系统,打造集智能办公、智能监管、智能服务、智能决策四位一体的综合办公平台,推动全市资源共享与业务协同,基本实现政务信息数字化、政务流程网络化、办公过程无纸化、审批服务一体化,创建优秀的政务环境。

    和其他城市的办公系统只是实现部门级应用不一样的是,新余市希望借助数字化综合办公平台实现市、县(区)、乡镇(街道办)三级协同办公。新余市智慧新余建设工作领导小组办公室、信息化工作领导小组办公室主任邓小勇介绍,因为此前没有成熟的经验可以借鉴,他们面临的挑战不小,因此在平台和解决方案选型时他们格外谨慎:首先,解决方案要满足新余市各级党政机关日常办公的需求;其次,平台能够对接网上审批、电子监察、数字城管、数字社保、“天网”工程、应急指挥管理等业务系统;最后,要保证各党政机关的用户真正将平台应用起来,特别是50岁以上的用户很多都是领导,让他们用起来很重要,但难度较大。

    在认真考察了电子政务做得比较好的广东省佛山市、湖南省商务厅等用户后,新余市受到了很多启发。他们认为,软件供应商必须提供自主开发的软件产品,而且产品功能要足够完善,供应商的服务团队必须对需求做出快速响应。

    经过严格的招标、筛选过程,新余市最终选择万户OA办公系统来打造数字化综合办公平台。

    整合共享众多信息资源

    据悉,新余市数字化综合办公平台有12大功能模块、近百项功能,主要包括门户管理、公文管理、个人办公、移动办公、信息报送、催办督办、信息管理、内部邮件、我的文库、工作流程、短信通知、视频会议等,能够满足各单位现代化办公的需求。

    值得一提的是,该平台通过整合分散在各部门各单位的业务信息系统,提供面向不同用户的分级分权展示窗口,实现信息资源的互联互通和整合共享,真正消除信息孤岛和数字鸿沟。

    “我们选择万户是选对了。”邓小勇说,“万户的服务响应非常快,我们遇到的问题都能得到及时解决,否则平台推动起来非常难。”更为重要的是,邓小勇表示,平台要满足很多个性化需求,二次开发量非常大,而万户作为完全自主开发的软件厂商,在进行修改和调整时便捷高效。

    今年11日,新余市正式开通运行政府数字化综合办公平台,实现了数字化协同办公、电子邮件交换和远程网络视频会议等全新的办公方式。

    3月份,新余市党委、人大、政协及其他党委群团系统数字化办公平台开始试运行。71日,全市数字化综合办公平台全面覆盖市、县(区)、乡镇(街道办)三级。新余市所有党政机关全面停止印发和接受一般性的纸质文件,实现非涉密文件无纸化传输和网络自动化办公。

    3000万元到300万元

    目前,新余市市、县(区)、乡镇三级有数千人在数字化协同办公平台上办公。早在今年1月底,CCTV新闻频道、人民日报等中央主流媒体报道了新余市节约行政开支,利用OA办公系统实现无纸化办公的做法。事实上,新余市数字化综合办公平台所实现的价值远不止于此。被采访人介绍,平台带来的价值主要包含以下3个方面:

    首先,工作效率显著提高。举例来说,以往要审批一个文件,可能由于有些领导出差在外就没法处理,完成审批要花上一两个月时间。而现在领导即便出门在外,也可以通过笔记本电脑或手机登录系统批阅文件。该平台还可以通过电脑或手机信息及时提醒相关人员完成工作任务。此外,该平台具有办理时间记录和统计分析功能,便于了解每个公文和审批事项的办理过程。邓小勇介绍,新余市建立了业务限时办结制,即一项业务规定在1天内完成,最多在3天内完成,平台的应用为限时办结制提供了有效工具。

    其次,办公经费大幅降低。在建设该平台前,新余市政府58个部门年办公经费就达1200多万元,全市三级办公经费超过3000万元。这些费用主要用于纸制公文、刊物在制作过程中消耗的大量纸张、油墨,以及在传递过程中耗费的通信和交通费用。通过数字化综合办公平台的应用,新余市各级党政机构通过数字化协同办公、电子邮件交换和远程网络视频会议等方式,实现了办公纸张油墨“零消耗”和办公全过程网络化自动化,大大降低了行政成本,而系统维护费用每年仅需300多万元。

    最后,资源得到有效整合、共享。党政机关领导可以通过数字化综合办公平台随时获取需要查看的信息。而以往领导要看一些信息,需要相关部门提交上来,不但不能实时,而且信息的准确性也很难得到保障。

    邓小勇介绍,数字化综合办公平台的应用还改变了新余市党政机关工作人员的思想观念,助力新余市打造阳光、透明、高效、廉洁政府。