售前咨询热线:400-6502-826
返回上级
返回上级
返回上级
返回上级
首页 > 关于万户 > 媒体报道

媒体报道

推进流程优化 广安控股借万户OA激发管理活力
发布时间:2014/11/21

青砖灰瓦,古香古色,天安门往南一步之遥,有着六百多年历史的北京老街巷——杨梅竹斜街,经过修缮焕然一新,成了繁华商业区里别致的风景,吸引着来来往往的游人。邻着皇城根儿,杨梅竹斜街散发着浓浓的文化气息,清乾隆年间的东阁大学士梁诗正和现代文学家沈从文都曾经住在这里,鲁迅、郁达夫、梁启超等诸多文化名流也在这留下足迹。民国时期,这里还云集了世界书局、环球书局等众多叱咤风云的出版机构,出版了大量书籍,推动着社会文化的发展……

作为实现大栅栏及东琉璃厂贯通的重要区域,杨梅竹斜街保护修缮项目正是由广安控股旗下的北京大栅栏投资有限责任公司负责,通过规划修缮,逐步恢复了其历史风貌,将其打造成一个文化底蕴深厚的特色京味文化展示体验区。除了文保区建设,广安控股的业务还囊括房地产开发、市政基础设施建设等内容。作为一家国有企业,广安控股通过部署OA协同办公平台,不仅简化了工作流程,提高了办公效率,还加强了集团与分公司间的整体管控,提升了信息化水平。

协同办公革新传统管理模式

北京广安控股有限公司于20107月正式挂牌成立,旗下设三个子公司及一个代管公司,即以实施文保区改造修缮项目为主的北京大栅栏投资有限责任公司,以保障房建设、房地产开发为主营业务的北京广安置业投资公司,以实施政府市政基础设施为主的北京广安基础设施建设投资公司(代管),以资产经营管理为主业的北京广安资产管理公司。广安控股自身主要承担全公司整体宏观管控、总体战略规划和品牌推广职能。

和大多数国有企业一样,广安控股的管理思想和管理方式比较传统,尤其是在办公方面,仍沿用之前的手工方式。手工签批文件不仅耗费大量的时间,而且也造成文档的保存、共享、检索、再利用比较困难。此外,由于缺乏统一的信息共享平台,集团和下属分公司之间的信息传递效率也比较低下。

负责广安控股IT信息化业务的刘经理介绍,广安控股搭建OA协同办公平台的初衷,就是希望跟上时代的信息化步伐,通过系统实现信息整合与共享、流程规范与优化,以及办公效率的提升,加强集团与分公司之间的管控力度。

在此背景下,广安控股开始着手进行办公信息化建设,并对市场上主流的OA厂商及产品进行考察。通过综合评比,最终发现万户OA最适合广安控股。刘经理指出,广安控股最后选择万户OA主要是考虑到以下四个因素:其一,万户OA在业内具有一定的品牌影响力,产品成熟、功能强大,能充分满足企业的管理需求;其二,万户OA具有一定的价格优势,产品性价比较高;其三,万户能提供完善的后续服务,能及时有效地解决用户问题;其四,万户OA具有很好的易用性。值得一提的是,国企员工已经习惯了之前的手工办公方式,如果新引入的办公系统操作过于复杂,势必会影响OA系统在企业内的实施与运行。

“一把手工程”推动OA广泛应用

从启动项目到完成验收,广安控股差不多历时半年时间,实现了总公司到下属分公司的OA部署,整个过程比较顺畅,这主要得益于广安控股业务流程梳理较为顺利,并保证是可操作可管控的,这为成功实施打下了良好的基础。

系统上线虽快,但是在后期应用推广上却遇到了阻碍。这主要是因为大型国有企业传统文化、传统观念的惯性是巨大的,任何一个小的调整都可能会遇到阻力。在刘经理看来,对传统管理方式进行变革,需要耐心。信息化中的阻力必须一步步来克服。曾有信息化专家说过,信息化急不来,走得太快,别人跟不上,只能在现有管理基础上有一点点的超越。这与刘经理的观点不谋而合。

由于一些员工不习惯使用OA,工作流程不积极在系统中提交,导致系统利用率低。而评定OA效果的关键指标,就是业务流程在系统里的签审完成情况。为了解决这个问题,广安控股专门成立了一个专门的信息化小组,由董事长任命小组组长,亲自带头推动,下属的办公室作为小组成员,同时要求分公司的负责人参与到其中。在这种“一把手工程”的强制推行下,领导不再审签纸质文件,只在OA系统里审签电子文件。经过一段时间,推行效果就开始显现,OA系统里每月签审流程的数量在不断攀升。

此外,为了保障OA系统的持续推广和广泛应用,广安控股还加强了人才建设,专门招聘了一些IT技术人才,负责系统维护和使用培训。现在系统应用比较顺畅。由于广安控股具有专门的财务系统和人力资源系统,除此外,其他的流程比如行政审批、办公用品管理、车辆管理、休假申请、合同审批、行政费用审批、工作请示等都在OA中进行。而且,各个分公司应用OA的积极性也在提高,经常针对实际需求提一些流程改进的意见。

流程优化提升集团办公效率

自上线以来,万户OA已经在广安控股运行了近四年的时间。目前,广安控股协同办公项目的目标已基本实现,公司总部及分公司300多人在使用。“万户OA对我们的管理水平提升确实起到了很大的作用”,刘经理说。具体来讲,OA的应用价值体现在:

第一,加强了信息的交流与共享。公司的新闻、通知通告、规章制度、领导的最新动向、最新要求等都可以发到系统里,下属分公司员工可以及时进行查看。而且,通过内部邮件、论坛等沟通工具,员工之间能随时进行信息的交流,提高了信息传播、互动的效率。

第二,保存了历史档案。公文也好,审批的文件也好,员工都能随时从OA中调出来查看,不用查一些纸质的文字资料和文档。OA将广安控股内部零散的信息、知识、工作流程进行组织化、系统化和知识化,从而使管理层、各分公司员工能够从系统中获得相应的知识信息。

第三,提高了文件审批效率。借助万户OA系统,很多流程都可以在系统上快速完成,特别是分公司和总部之间的文件审批传递也加快了。在此之前,很多纸质文件要通过找一级一级的领导才能完成签批,耗时很长。现在借助OA的短信提醒功能,相关人员可以及时进行业务处理,效率得到大幅提高。

信息化系统的应用是不断深化完善的过程,对于如何进一步提升系统,刘经理表示,未来广安控股会继续强化工作流程的应用,“当时OA系统内设置了好几百个流程,但在实际应用中只使用了差不多一半左右,这个数量还可以再提高。”另外,由于公司的业务比较复杂,不单单是房地产开发,还涉及到政府修路、基础设施建设、拆迁等很多事情,后期广安控股会考虑上ERP系统,实现业务管理的信息化。然后,加强OAERP、财务系统的集成,实现数据的互享互通。