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OA系统针对电子档案的保管有哪些方式?

浏览次数:281 提问者: 天使男孩


万户回复

OA办公系统电子文件的不稳定性、对系统的依赖性等内因以及自然灾害和意外灾祸、技术障碍、管理疏漏等外因,要求在电子档案的保管方面设置特殊针对性的方式,主要有:

1.多重双套制存储

为了保证载体和信息内容的安全,OA办公系统形成的电子文件归档后需要电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制多重双套制存储。

2.电子和纸质双套制

鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性等特点,在现有技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存。OA办公系统形成的电子文件保存时一般采取电子载体与纸质载体内容相同的两套档案并存,利用时相互参照。“双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。”

3.电子双套制

由于电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与特定记录载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种媒体信息的集成性、信息的可操作性等基本特点,使电子文件原始性的认定比较困难。在实际工作中,为确保电子档案的凭证价值的权威性,一般制作两套电子档案,一套封存,一套提供利用。封存的一般只用于与拷贝件核对校验,不能对外提供利用,以保证电子档案的原始性。

4.本地和异地双套制

异地保存是指档案管理部门将电子档案在地质条件较好、保管条件较完备的地区实行跨省份区域的备份制度,即两个距离较远的、处于不同地震带、不同电网、不同流域的档案管理部门相互建立电子档案备份中心。当档案原保存地发生暴雨、雷电、地震等重大自然灾害以及由于其他不可抗力造成纸质档案损毁异地备份保存的电子档案将起到不可替代的作用。

回答者:万户 | 2018/1/5 9:55:17