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Flex文件库系统
Flex文件库系统,满足组织日常文件存储需求,对电子文件进行统一管理,并向所有人提供信息资源共享服务,权限可控,文件安全有保障。

Flex文件库系统

业务痛点

没有文件库系统支持

电子文件存放分散,存在信息孤岛,也可能会出现信息丢失以及数据冗余问题,影响组织间信息传递的及时性和有效性;

没有建立个性化的目录

不同组织下的文件以及不同类型文件杂糅在一起,影响文件的查看和处理,耗时耗力且容易出错,用户体验不好;

没有多重权限管理

企业各类电子文件会缺乏安全保障,员工可随意下载和删除,也无法跟踪到员工对文件的操作记录;

没有回收站的恢复功能

误删的文件将永远无法找回,只能再次上传文件,对电子文件无法进行有效管理。

设计理念

01

个性化

建立组织单位内部统一资料库,针对不同的部门、人员建立个性化的目录,所有相关文档有序放置到统一的目录中,根据角色分权限管理,另外目录下支持创建文件夹用于分类管理文件;

02

权限可控、安全保障

不同目录下的文档,根据目录的权限范围管理,灵活控制员工的新建文件夹、下载、删除等权限,支持细化到单个文件的下载权限。系统自动记录每个文档的操作日志、查阅情况,全面保障企业各类文件安全。

03

在线高效文档检索

多端随时随地查看的文件库管理平台。日常协作的文档、管理存储的文档都是组织的知识宝库,支持文件的查询和检索功能,充分将内部的知识内容得到共享和再利用。移动端直接预览,外出人员不同场合可以立即查看,不用担心资料忘带或同步慢。

04

便捷化

可关注某一文件夹/文件,实现对文件的快速查看,对误删的文件可通过回收站恢复操作再次找回,省去了再次上传的麻烦,解决了文件的丢失问题。

05

共享共用

无查看、下载、维护权限的人员也可通过文件借阅的方式来借阅文件,对应目录的维护人员审核通过后即可查看,真正实现了文件的共享。

总体架构

基于信创环境下的文件库管理系统,为省、市、县级、企业等单位,承担对文件“存储、管理、共享”三项基本功能。

核心功能

目录设置

全部文件

回收站

文件管理

我的关注

文件借阅

目录设置

管理员创建文件库管理平台的目录,支持创建多级目录,设置每个目录的查看、维护和下载权限。

全部文件

创建文件夹,管理文档,在全部文件下管理文件夹,上传文件、在目录里预览/查询文件,支持下载、设置单个文档的下载权限,查看文件的阅读情况,重命名文件,支持移动/批量移动,删除/批量删除。

回收站

在全部文件中删除或批量删除的文件,可以在“回收站”中恢复。点击操作栏中的【永久删除】按钮,即可完成永久删除。勾选列表数据,点击列表上方的【批量删除】,提高清除文档的效率。

文件管理

方便管理员或目录维护人管理文件。作为某目录的维护人,则在【文件管理】中可查看到该目录,并支持所有权限操作(预览、下载、关注、阅读详情、权限设置、重命名、移动、删除);

我的关注

关注文件,便于查找,在全部文件中一键关注文件,在我的关注中可快速查找文件,同时支持批量取消关注,提高效率;

文件借阅

非目录查看人、维护人、下载人可以进行文件借阅,在借阅记录中进行借阅,提交申请后,由目录维护人进行审核,确定其借阅文件的可查看可下载情况。包括借阅记录和借阅审核两个菜单。

价值特点

个性化

满足不同的部门、人员建立个性化的目录,满足所有相关文档有序放置到统一的目录下,另外目录下支持创建文件夹用于分类管理文件。

安全有保障

满足不同目录下的文档,实现目录的权限范围管理,支持细化到单个文件的下载查看权限。系统自动记录每个文档的操作日志、查阅情况,全面保障企业各类文件安全。

效率高

支持文件的查询和检索功能,充分将内部的知识内容得到共享和再利用。移动端直接预览,外出人员不同场合可以立即查看,不用担心资料忘带或同步慢。

便捷化

可关注某一文件夹/文件,实现对文件的快速查看,对误删的文件可通过回收站恢复操作再次找回,省去了再次上传的麻烦,解决了文件的丢失问题。

共享共用

无查看下载和维护权限的人员也可通过文件借阅的方式来借阅文件,对应目录的维护人员审核通过后即可查看,真正实现了文件的共享。

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